Politique de protection des
renseignements personnels

• Renseignement personnel : tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l'identifier.
• Incident de confidentialité : l'accès non autorisé par la loi à un renseignement personnel, son utilisation ou sa communication non autorisée, sa perte, ou toute autre atteinte à sa protection.
• Personne représentée : une personne majeure protégée par un régime de protection (tutelle, curatelle) ou par un mandat de protection homologué, ou dont les soins font l'objet d'un consentement substitué.
• Responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP) : la personne désignée par RAPHA pour veiller à l'application de la présente politique et agir comme point de contact avec la Commission d'accès à l'information (CAI).
• Établissement partenaire : résidence privée pour aînés (RPA), CHSLD, résidence intermédiaire ou de type familial (RI/RTF), ou tout autre établissement avec lequel RAPHA a conclu une entente de services.

Selon votre interaction avec nous, nous pouvons collecter :

• Renseignements d'identification : nom complet, adresse résidentielle ou du lieu de visite, numéro de téléphone, adresse courriel, date de naissance (lorsque nécessaire pour la coordination des soins).
• Renseignements relatifs aux soins : historique clinique, informations de santé pertinentes aux soins des pieds (diabète, problèmes circulatoires, allergies, médication pertinente), notes de suivi. Ces renseignements sont collectés uniquement avec votre consentement explicite, dans le seul cadre de la prestation des soins, et jamais par l'entremise du site web ou d'un formulaire de réservation en ligne.
• Renseignements de facturation : informations nécessaires à l'émission de reçus officiels, notamment aux fins de remboursement par des assureurs privés ou des organismes publics (ex. : crédit d'impôt pour maintien à domicile).
• Données de communication : messages échangés, demandes de rendez-vous, préférences de contact transmises par tout canal (téléphone, courriel, formulaire en ligne, messagerie instantanée ou plateforme de réservation).
• Données techniques de navigation : lors de la consultation de notre site web, nous pouvons recueillir automatiquement l'adresse IP anonymisée, le type de navigateur, les pages visitées et la durée de la visite, à des fins d'analyse de performance uniquement.
• Renseignements relatifs à un représentant légal ou à un proche aidant : lorsqu'un client est représenté par un mandataire, un tuteur, un curateur ou un proche aidant, nous pouvons recueillir le nom de cette personne, son lien avec le client, ainsi qu'une preuve du mandat homologué ou du jugement de tutelle/curatelle.
• Renseignements relatifs aux sous-traitantes : lorsque RAPHA fait appel à des infirmières ou infirmières auxiliaires à titre de sous-traitantes, nous recueillons les renseignements nécessaires à la vérification de leur droit de pratique (numéro de permis OIIQ ou OIIAQ), de leur assurance responsabilité professionnelle et de leur aptitude à exercer.

Nous appliquons en tout temps le principe de collecte minimale : nous ne recueillons que les renseignements strictement nécessaires aux finalités décrites à la section 5.

Nous recueillons vos renseignements :

• directement auprès de vous;
• auprès de votre représentant légal ou proche aidant, le cas échéant;
• auprès d'un établissement partenaire, dans le cadre de soins coordonnés en résidence.

Vos renseignements sont utilisés aux seules fins suivantes :

• prestation, coordination et suivi des soins des pieds;
• gestion des rendez-vous et des dossiers cliniques;
• facturation et émission de reçus officiels;
• communication liée à vos soins ou à votre dossier;
• vérification du droit de pratique et de l'assurance des sous-traitantes de RAPHA;
• respect de nos obligations légales, réglementaires et déontologiques;
• amélioration continue de nos services et de notre site web;
• communications commerciales ou promotionnelles, uniquement avec votre consentement préalable (section 13).

Vos renseignements ne seront jamais utilisés à d'autres fins sans votre consentement préalable et explicite.

Nous traitons vos renseignements sur la base :

• de votre consentement libre, éclairé et spécifique (ou de celui de votre représentant légal, le cas échéant), recueilli lors de toute première prise de contact ou à la signature du formulaire de consentement aux soins;
• de l'exécution du contrat de prestation de soins vous liant à RAPHA;
• de nos obligations légales et professionnelles découlant de la LPRPSP, de la Loi 25 et des normes de l'OIIQ.

La simple consultation de notre site web constitue une prise de connaissance de la présente politique. La réservation d'un soin via nos canaux numériques implique votre acceptation de la collecte et du traitement de vos renseignements aux fins décrites à la section 5.

Une partie importante de notre clientèle réside en résidence privée pour aînés ou en CHSLD. Nous appliquons donc les principes suivants, tirés du Code civil du Québec :

• Toute personne, y compris celle protégée par un régime de protection ou un mandat homologué, est présumée apte à consentir à ses soins. Cette aptitude est vérifiée à chaque soin proposé, et non de façon permanente sur la seule base d'un diagnostic ou d'un régime de protection.
• Lorsqu'une personne est jugée inapte à consentir et qu'il n'existe pas de directives médicales anticipées contraires, le consentement est donné par son mandataire ou son tuteur (art. 15 C.c.Q.); à défaut, par le conjoint ou, à défaut de conjoint, par un proche parent ou une personne démontrant un intérêt particulier pour la personne.
• RAPHA peut demander une preuve du mandat homologué ou du jugement de tutelle/curatelle avant de traiter avec un représentant, et peut consulter le Registre public des mesures de représentation du Curateur public du Québec lorsque nécessaire.
• Si la personne inapte à consentir refuse catégoriquement un soin proposé malgré le consentement de son représentant, RAPHA ne procède pas au soin et documente la situation, conformément à l'article 16 C.c.Q.

Nous ne vendons, ne louons et ne monnayons jamais vos renseignements personnels.

Nous pouvons les communiquer uniquement :

• à notre personnel soignant ou à nos infirmières sous-traitantes, dans la stricte mesure requise pour la prestation des soins;
• à des prestataires de services tiers sélectionnés (hébergement web, système de réservation en ligne, traitement des communications, logiciel de gestion clinique), liés par des engagements contractuels de confidentialité conformes à la Loi 25;
• à des établissements partenaires, dans le cadre de soins coordonnés et avec le consentement requis;
• aux autorités compétentes, lorsque la loi l'exige ou sur ordonnance d'un tribunal.

RAPHA fait appel à des prestataires tiers pour certaines fonctions administratives, notamment :

• l'hébergement de son site web;
• la prise de rendez-vous en ligne;
• la gestion des dossiers cliniques et de la facturation;
• l'envoi de communications par courriel (infolettres, rappels).

Chacun de ces prestataires est lié, ou doit l'être, par une entente écrite garantissant un niveau de protection des renseignements personnels conforme à la LPRPSP. Lorsque des renseignements sont susceptibles d'être stockés à l'extérieur du Québec par l'un de ces prestataires, une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) est requise avant le transfert (section 14).

• Dossiers cliniques : conservés pour une durée minimale de cinq (5) ans à compter du dernier service rendu, conformément à la pratique généralement appliquée en soins infirmiers au Québec.
• Dossiers de facturation : conservés selon les délais de prescription civile et fiscale applicables (généralement six ans aux fins fiscales).
• Renseignements de communication à des fins commerciales : conservés jusqu'au retrait de votre consentement.
• Renseignements techniques de navigation : conservés pour une durée limitée à des fins d'analyse de performance, puis supprimés ou anonymisés.

À l'expiration de ces délais, vos renseignements sont détruits de manière sécuritaire ou anonymisés de façon irréversible.

Conformément à la Loi 25, vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès — consulter les renseignements que nous détenons sur vous.
• Droit de rectification — faire corriger toute information inexacte, incomplète ou équivoque.
• Droit à l'effacement — demander la suppression de vos renseignements, sous réserve de nos obligations légales et professionnelles de conservation.
• Droit à la désindexation — demander la cessation de diffusion d'informations vous causant un préjudice ou contrevenant à la loi.
• Droit à la portabilité — recevoir vos renseignements dans un format structuré et couramment utilisé (CSV, JSON), ou en demander le transfert à un tiers désigné.
• Droit de retirer votre consentement — à tout moment, sans effet rétroactif sur les traitements déjà effectués.
• Droit de porter plainte — auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) : cai.gouv.qc.ca · 1 888 528-7741.

Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité techniques, physiques et organisationnelles proportionnées à la sensibilité des renseignements, comprenant notamment :

• le chiffrement des données en transit et au repos;
• un accès restreint aux seules personnes habilitées et formées (personnel soignant, sous-traitantes, RPRP);
• une formation régulière du personnel et des sous-traitantes aux pratiques de confidentialité;
• une révision périodique de nos pratiques et mesures de sécurité.

Les renseignements de santé ne sont jamais conservés dans des outils non sécurisés ni transmis par des canaux non chiffrés sans votre consentement.

Conformément à la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP), RAPHA obtient votre consentement exprès ou tacite avant de vous transmettre tout message électronique commercial (infolettre, promotion, rappel non essentiel). Chaque message de ce type :

• énonce clairement l'identité de l'expéditeur et ses coordonnées;
• comporte un mécanisme de désabonnement simple et gratuit, traité dans un délai maximal de dix (10) jours ouvrables.

Les communications strictement administratives liées à un rendez-vous déjà pris (confirmation, rappel, changement d'horaire) ne sont pas considérées comme des messages électroniques commerciaux au sens de la LCAP.

Le consentement tacite fondé sur une relation d'affaires existante expire après une période limitée (généralement deux ans suivant un achat, ou six mois suivant une simple prise de contact) : passé ce délai, un consentement exprès doit être obtenu pour continuer les communications promotionnelles.

Certains prestataires de services tiers auxquels nous faisons appel peuvent stocker ou traiter des renseignements à l'extérieur du Québec. Conformément à l'article 17 de la LPRPSP, nous procédons à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) avant tout transfert et n'y procédons que si le niveau de protection accordé est jugé adéquat.

Sur demande écrite, nous pouvons vous informer des territoires concernés et des mesures de protection en vigueur.

En cas d'incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, conformément aux articles 3.5 à 3.8 de la LPRPSP :

• nous prenons sans délai les mesures raisonnables nécessaires pour contenir l'incident et diminuer les risques de préjudice;
• nous avisons avec diligence la Commission d'accès à l'information (CAI), ainsi que les personnes concernées, dès que nous avons des motifs de croire qu'un tel incident s'est produit;
• nous consignons l'incident dans un registre, que le risque soit jugé sérieux ou non, conservé pendant au moins cinq (5) ans.

Conformément à l'article 3.1 de la LPRPSP, RAPHA a désigné comme responsable de la protection des renseignements personnels :

Cette personne est chargée de veiller à l'application de la présente politique, de traiter les demandes d'exercice de droits et de gérer toute plainte relative à la confidentialité.

Nous révisons cette politique périodiquement afin de refléter l'évolution de nos pratiques et des exigences légales. Toute modification substantielle sera annoncée sur notre site web avec indication de la date de mise à jour. L'utilisation continue de nos services après publication d'une version révisée vaut acceptation des modifications.

Si vous estimez que vos droits n'ont pas été respectés après nous avoir contactés, vous pouvez déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) :